Bijna elke KMO gebruikt vandaag Microsoft 365. Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook — alles zit erin. En elke maand wordt er netjes voor betaald.
Maar hier komt de eerlijke vraag die zelden gesteld wordt: werkt uw Microsoft 365-omgeving ook zoals ze bedoeld is?
In de praktijk zien we iets anders. Bedrijven investeren in licenties, maar niet in structuur. Medewerkers doen hun best, maar krijgen geen duidelijke afspraken. En IT “werkt”, tot het op een dag plots niet meer werkt — of erger: onveilig blijkt te zijn.
Microsoft 365 is geen softwareprobleem. Het is een gebruiksvraagstuk.
De meest voorkomende fouten die we blijven zien
Eén van de klassiekers: Microsoft Teams wordt gebruikt als een soort veredelde fileserver. Overal kanalen, overal bestanden, niemand die nog weet waar iets staat. SharePoint bestaat wel, maar zonder duidelijke sitestructuur of logica. En rechten? Die groeien organisch mee met de chaos: iedereen heeft toegang tot alles, “voor het gemak”.
Dat voelt efficiënt, tot:
documenten verdwijnen of dubbel bestaan
medewerkers tijd verliezen met zoeken
gevoelige informatie te breed gedeeld wordt
nieuwe collega’s geen overzicht krijgen
Het probleem is zelden onwil. Het probleem is dat Microsoft 365 zonder afspraken automatisch ontspoort.
Wat is dan wél een gezonde Microsoft 365-omgeving?
Een gezonde omgeving hoeft niet complex te zijn. Ze vertrekt van drie eenvoudige principes: duidelijkheid, consistentie en discipline.
Ten eerste: Teams is een samenwerkingstool, geen archief. Gebruik Teams voor overleg, tijdelijke samenwerking en communicatie. Bestanden die structureel belangrijk zijn, horen thuis in SharePoint — op een vaste, logische plek.
Ten tweede: SharePoint werkt alleen als er structuur is. Dat betekent niet “alles vooraf dichttimmeren”, maar wel nadenken over afdelingen, projecten en toegangen. Een goede structuur voorkomt 80% van de latere frustraties.
Ten derde: rechten zijn geen detail. Ze bepalen wie wat ziet, kan aanpassen of delen. Zonder afspraken rond rechten creëert u onbewust risico’s — zeker richting Copilot en AI, waar dit later een veel grotere rol speelt.
Wanneer gebruikt u Teams wél… en wanneer niet?
Teams is ideaal voor:
projectwerking
overleg binnen afdelingen
tijdelijke samenwerking met duidelijke context
Teams is minder geschikt als:
langdurig documentarchief
vervanging van een doordachte SharePoint-structuur
alles-in-één oplossing zonder afspraken
Wie Teams overal voor gebruikt, krijgt vroeg of laat overzichtsverlies. Wie Teams bewust inzet, wint snelheid en rust.
Orde scheppen zonder alles om te gooien
Het goede nieuws: u hoeft niet opnieuw te beginnen. In de meeste omgevingen volstaat het om eerst inzicht te krijgen. Waar staat welke data? Wie gebruikt wat? Waar zitten de risico’s en inefficiënties?
Van daaruit kan stap voor stap bijgestuurd worden:
structuur verbeteren zonder migratiepaniek
rechten aanscherpen zonder werk te blokkeren
afspraken vastleggen die ook echt gevolgd worden
Optimalisatie is geen big bang. Het is een gecontroleerd proces.
Tot slot: de eerlijke realiteit
Microsoft 365 is krachtig, maar vergeeft weinig chaos. Wat vandaag “nog wel meevalt”, wordt morgen een rem op productiviteit of een securityprobleem.
En daar wringt het schoentje: u betaalt al, maar haalt er niet het rendement uit dat perfect mogelijk is.
Twijfelt u of uw Microsoft 365-omgeving vandaag gezond is?
Een korte audit brengt meteen in kaart waar u tijd, geld of controle verliest — zonder verplichtingen, zonder technische overload.
👉 Vraag een Microsoft 365 audit aan en krijg helder inzicht in wat beter kan.
