Bij veel Vlaamse KMO’s leeft dezelfde frustratie: bestanden staan overal en nergens. Een contract zit in Teams, een andere versie in OneDrive en “de juiste map” blijkt ergens in SharePoint te staan. Nochtans gebruikt u gewoon Microsoft 365 zoals het geleverd wordt. Het probleem zit niet in de tools, maar in het gebrek aan duidelijke afspraken. In deze blog maken we het onderscheid kraakhelder. U leert wanneer u OneDrive, Teams of SharePoint gebruikt, en vooral: wat u beter niét doet.
Het echte probleem: alles kan alles
Microsoft 365 is flexibel. Té flexibel, als u geen structuur afspreekt. Bestanden kunnen in OneDrive gedeeld worden, automatisch in Teams belanden en achterliggend in SharePoint opgeslagen zijn. Voor gebruikers lijkt alles hetzelfde. Voor uw bedrijf is dat een recept voor verwarring, dubbele versies en verloren tijd. Zonder richtlijnen ontstaat wildgroei, hoe goed de tools op zich ook zijn.
Wat is OneDrive en waarvoor gebruikt u het?
is uw persoonlijke werkruimte. Zie het als uw digitale bureaublad in de cloud.
U gebruikt OneDrive voor:
- Persoonlijke documenten
- Concepten en werkbestanden
- Bestanden die nog niet “af” zijn
- Tijdelijke samenwerking met één of twee collega’s
Wat OneDrive niet is:
OneDrive is géén plaats voor teamdocumenten, procedures of officiële versies. Zodra een bestand belangrijk wordt voor het team, hoort het daar niet meer thuis. Dat is een harde maar noodzakelijke afspraak.
Wat is Teams en waarvoor gebruikt u het?
is een samenwerkingsomgeving. Alles draait rond communicatie: chat, vergaderingen en samenwerken rond dossiers. U gebruikt Teams voor:
- Samenwerken rond projecten
- Bestanden die horen bij een team of kanaal
- Contextgebonden documenten bij gesprekken
- Dagelijkse operationele samenwerking
Belangrijk om te weten:
Bestanden in Teams worden technisch opgeslagen in SharePoint. Teams is dus géén fileserver, maar een werkomgeving bovenop SharePoint. Zonder structuur in SharePoint wordt Teams vanzelf rommelig.
Wat is SharePoint en waarvoor gebruikt u het?
is het fundament van uw documentbeheer.
U gebruikt SharePoint voor:
- Gedeelde bedrijfsdocumenten
- Procedures, sjablonen en beleid
- Definitieve versies van bestanden
- Afdelings- en bedrijfsstructuur
SharePoint is waar orde wordt afgedwongen: mappenstructuur, metadata, rechten en levenscyclus van documenten. Wie SharePoint overslaat, bouwt op drijfzand.
Wanneer gebruikt u wat? Het simpele beslissingsmodel
Twijfelt u? Stel uzelf drie vragen:
- Is dit bestand persoonlijk of voor mezelf? Dan: OneDrive.
- Is dit bestand voor samenwerking binnen een team of project? Dan: Teams.
- Is dit een officieel, gedeeld of blijvend document? Dan: SharePoint.
Dit model lijkt simpel. Toch zien we dat het in de praktijk zelden wordt toegepast, met chaos als gevolg.
Veelgemaakte fouten bij KMO’s
Dezelfde fouten keren telkens terug:
- Teams gebruiken als centrale fileserver
- Alles blijven delen vanuit OneDrive
- SharePoint wel hebben, maar niet structureren
- Geen afspraken rond naamgeving en versies
- Geen eigenaarschap per documentbibliotheek
Deze fouten kosten geen licentiegeld, maar wel tijd, vertrouwen en efficiëntie.
Zo brengt u vandaag nog orde in uw Microsoft 365
Begin niet met tools, maar met afspraken.
- Bepaal wat persoonlijk, teamgericht en bedrijfsbreed is
- Richt SharePoint eerst correct in
- Gebruik Teams enkel als samenwerkingslaag
- Leer medewerkers bewust werken met OneDrive
Dit hoeft geen maanden te duren. Met een duidelijke structuur ziet u vaak binnen enkele weken verschil.
Waarom dit bepalend is voor uw IT-volwassenheid
Correct gebruik van OneDrive, Teams en SharePoint zegt veel over hoe volwassen uw IT-omgeving is. Bedrijven die dit onder controle hebben, werken sneller, veiliger en met minder frustratie. Wie alles laat groeien zonder plan, betaalt later de prijs in herstructurering en dataverlies.
OneDrive, Teams en SharePoint zijn geen concurrenten van elkaar. Ze vullen elkaar aan, op voorwaarde dat u ze correct inzet. De waarheid is simpel: zonder afspraken wordt Microsoft 365 een rommelzolder. Met structuur wordt het een krachtige werkomgeving.
Twijfelt u of uw huidige setup logisch en veilig is?
👉 Ontdek het via onze gratis Microsoft 365 structuur-scan. In 30 minuten ziet u waar u vandaag tijd en controle verliest.
