SharePoint wordt in veel KMO’s ingevoerd met de beste bedoelingen. Alles centraal, altijd bereikbaar en perfect geïntegreerd binnen Microsoft 365. Alleen… na enkele maanden lijkt niemand nog te weten waar documenten staan, welke versie de juiste is en wie waar rechten heeft. Medewerkers klagen, IT raakt gefrustreerd en SharePoint krijgt onterecht de schuld. De realiteit is harder: SharePoint faalt zelden, een gebrek aan structuur bijna altijd. In deze blog leest u hoe die chaos ontstaat, wat het kost en hoe u opnieuw orde schept zonder alles af te breken.
De illusie van “we zien wel hoe het loopt”
Veel KMO’s starten met SharePoint zonder plan. Men maakt snel een paar sites aan, iedereen mag mappen toevoegen en documenten worden “ergens” opgeslagen. In het begin werkt dat. Tot het bedrijf groeit.
Dan verschijnen problemen:
- Meerdere documentbibliotheken met dezelfde naam
- Mappenstructuren die per team verschillen
- Bestanden die vijf keer bestaan, elk met een andere datum
- Medewerkers die lokaal opslaan “om zeker te zijn”
Wat ontbreekt, is niet technologie maar afspraken. SharePoint is geen digitale kast waar u zomaar alles in gooit. Zonder structuur wordt het een archief zonder index.
Hoe chaos zich stap voor stap opbouwt
Chaos in SharePoint ontstaat zelden plots. Het is een sluipend proces.
Eerst maakt iemand een extra map “tijdelijk”. Daarna deelt een collega een document buiten de juiste site. Later krijgt “iedereen” bewerkingsrechten, want dat is makkelijker.
Na verloop van tijd:
- Vertrouwen in SharePoint daalt
- Gebruikers zoeken langer naar informatie
- Fouten ontstaan door verkeerde versies
- IT verliest overzicht en controle
Wat u dan ziet, is geen samenwerkingsplatform meer, maar een digitale rommelzolder.
Waarom structuur geen luxe is, maar een basisvoorwaarde
Een goede SharePoint-structuur doet drie dingen tegelijk.
Ze versnelt het werk, omdat medewerkers meteen weten waar iets hoort.
Ze beveiligt informatie, omdat rechten logisch zijn opgebouwd.
En ze schaalt mee met uw bedrijf, zonder heropbouw om de zes maanden.
Structuur betekent niet “alles dichttimmeren”. Het betekent duidelijke spelregels:
- Wat is een site, wat is een bibliotheek, wat is een map?
- Wie mag aanmaken, wie beheert?
- Hoe benoemen we documenten en mappen?
Zonder die basis wordt SharePoint onbetrouwbaar. En onbetrouwbare tools worden genegeerd.
SharePoint is geen fileserver (en dat is net de sterkte)
Veel chaos komt voort uit verkeerd gebruik. SharePoint wordt behandeld als een klassieke fileserver. Maar SharePoint is gebouwd rond context en samenwerking, niet rond eindeloze mappen.
Goede structuren gebruiken:
- Sites per team, afdeling of proces
- Metadata in plaats van diepe mapstructuren
- Beperkte, duidelijke bibliotheken
Wie SharePoint correct inzet, werkt slimmer. Wie het misbruikt, creëert extra werk.
Typische fouten die we bij Vlaamse KMO’s zien
In de praktijk komen dezelfde problemen telkens terug:
- Alles staat in één SharePoint-site
- Iedereen heeft bewerkingsrechten
- Geen naamgeving, geen logica
- Teams en SharePoint lopen door elkaar
- Oude documenten blijven eeuwig bestaan
Het gevolg? Medewerkers vertrouwen hun gevoel meer dan het systeem. En dat is het begin van shadow IT.
Hoe u opnieuw orde schept zonder paniek
Het goede nieuws: u hoeft SharePoint niet opnieuw te installeren. Orde scheppen kan stap voor stap.
Een haalbare aanpak:
- Breng in kaart hoe SharePoint vandaag gebruikt wordt
- Definieer duidelijke sitestructuren
- Beperk rechten tot wat nodig is
- Leg eenvoudige afspraken vast voor iedereen
- Begeleid gebruikers, geen lange handleidingen maar duidelijke voorbeelden
Dit kan perfect tijdens de werkuren, zonder stilstand.
Wat dit concreet oplevert
KMO’s die hun SharePoint structureren, merken snel verschil:
- Minder zoektijd
- Minder fouten
- Hogere adoptie
- Betere beveiliging
- Meer rust bij IT én medewerkers
Een gestructureerde SharePoint-omgeving voelt niet strenger aan, maar net logischer.
De link met IT-volwassenheid
Een chaotische SharePoint-omgeving is zelden een alleenstaand probleem. Het is vaak een symptoom. Bedrijven zonder duidelijke IT-afspraken botsen hier vroeg of laat op.
Daarom past dit perfect binnen een bredere vraag: wanneer is uw IT eigenlijk volwassen?
SharePoint is daarin geen detail, maar een spiegel van hoe uw organisatie met digitale afspraken omgaat.
Volgende stappen voor uw KMO
Twijfelt u of uw SharePoint-omgeving nog beheersbaar is? Dan is wegkijken geen optie.
Begin klein, maar begin bewust.
Ontdek hoe dit voor uw bedrijf werkt via een gratis SharePoint- en Microsoft 365-scan. Zo weet u of Microsoft 365 correct gebruikt wordt.
