Veel Vlaamse KMO’s doen vandaag alles in Teams. Chatten, vergaderen, samenwerken én… bestanden opslaan. Dat voelt logisch. Alles zit samen, iedereen vindt het makkelijk, en Microsoft 365 is toch “één geheel”?
Toch loopt het hier bij opvallend veel bedrijven fout. Niet morgen, maar binnen zes tot twaalf maanden. Bestanden verdwijnen, versies kloppen niet meer, nieuwe medewerkers zien door het bos de bomen niet, en bij vertrek van een collega blijkt cruciale info “plots” weg.
Laat ons meteen eerlijk zijn: Teams is geen fileserver. En wie het zo gebruikt, bouwt onbewust een probleem op. Het goede nieuws? Microsoft 365 heeft wél de juiste tools. U moet ze alleen correct inzetten.
Waarom Teams zo vaak als fileserver wordt misbruikt
De reden is simpel: Teams voelt als dé centrale werkplek. U maakt een team aan, klikt op “Bestanden” en alles lijkt netjes opgeslagen. Geen aparte login, geen extra uitleg.
Voor kleine teams werkt dat… tijdelijk. Maar onder de motorkap gebeurt iets anders. Teams toont bestanden, maar beheert ze niet als een klassieke fileserver. Structuur, rechten en levensduur worden impliciet bepaald, zonder dat iemand daar bewust keuzes in maakt.
Het gevolg? Teams wordt een vergaarbak van documenten zonder duidelijke logica. Wat vandaag handig is, wordt morgen een rem op efficiënt werken.
Wat Teams technisch wél doet met bestanden
Hier moet een belangrijk misverstand de wereld uit. Bestanden in Microsoft Teams staan niet “in Teams”. Elke team- en kanaalstructuur maakt automatisch een achterliggende documentbibliotheek aan in SharePoint. Teams is dus een venster, geen opslaglaag.
Dat betekent:
- Elk kanaal = een mapstructuur in SharePoint
- Privékanalen = aparte sites met aparte rechten
- Verwijdert u een team, dan verdwijnt ook de achterliggende opslag
Wie dit niet weet, neemt beslissingen in Teams die onbedoeld grote gevolgen hebben voor data en continuïteit.
De concrete risico’s voor KMO’s
Dit zijn geen theorieën, maar problemen die we bijna wekelijks tegenkomen.
Ten eerste: onduidelijke structuur. Teams is gebouwd rond gesprekken, niet rond archivering. Bestanden volgen chats, niet processen. Dat botst met hoe bedrijven werken.
Ten tweede: rechten die ontsporen. Een medewerker toevoegen aan een team geeft vaak meer toegang dan bedoeld. Omgekeerd verdwijnen bestanden wanneer iemand vertrekt en zijn team wordt opgeruimd.
Ten derde: geen langetermijnbeheer. Teams kent geen klassieke archieflogica. Projecten stoppen, maar data blijft rondslingeren of wordt per ongeluk verwijderd.
Ten vierde: slechte schaalbaarheid. Wat werkt met tien mensen, breekt bij dertig. Nieuwe collega’s weten niet waar iets staat en maken kopieën “voor de zekerheid”.
Waarom een fileserver-denkmodel botst met Teams
Een fileserver draait rond stabiliteit: vaste mappen, duidelijke eigenaars, voorspelbare rechten. Teams draait rond samenwerking: tijdelijke teams, gesprekken, snelle uitwisseling. Dat zijn twee verschillende logica’s. Zodra u Teams forceert in een fileserver-rol, verliest u grip. Niet omdat Teams slecht is, maar omdat het daar niet voor ontworpen werd.
Wat u dan wél moet gebruiken in Microsoft 365
Microsoft 365 heeft het antwoord al klaarstaan, zolang u de rollen correct verdeelt.
SharePoint is uw centrale documentplatform.
Daar bouwt u:
- duidelijke mappenstructuren per afdeling of proces
- vaste rechten die niet afhangen van chatgroepen
- documentbeheer met versiegeschiedenis en metadata
SharePoint is waar documenten “leven”, los van tijdelijke samenwerkingen.
OneDrive is persoonlijk.
Dit is uw digitale bureaublad. Werkbestanden, concepten, persoonlijke notities. Alles wat nog niet gedeeld moet worden.
OneDrive is geen archief en geen teamopslag. Het is uw werkruimte.
Teams blijft wat het moet zijn:
- communicatie
- overleg
- snelle samenwerking rond bestaande documenten
Teams toont bestanden, maar beheert ze niet structureel.
De juiste rolverdeling in de praktijk
- SharePoint als vaste basis voor documenten en kennis.
- Teams als samenwerkingslaag bovenop die structuur.
- OneDrive als persoonlijke werkruimte.
Dat vraagt geen complexe IT, maar wel duidelijke keuzes. En ja, ook afspraken binnen het bedrijf.
Waarom dit cruciaal is voor uw IT-volwassenheid
Bedrijven die dit goed aanpakken, merken snel het verschil. Minder zoekwerk. Minder fouten. Minder frustratie bij nieuwe medewerkers. Wie dit negeert, betaalt later de prijs. Vaak pas wanneer het pijn doet: bij audits, personeelswissels of dataverlies. Daarom komt dit thema ook expliciet terug in onze bredere aanpak rond IT-volwassenheid. Structuur vóór tooling. Altijd.
Volgende stap: eerlijk kijken naar uw huidige situatie
Gebruikt u Teams vandaag als fileserver? Dan is dat geen verwijt. Bijna elke KMO start zo.
De vraag is niet of u “fout” werkt, maar of uw omgeving klaar is voor groei. Op onze pillar page “Microsoft 365 correct gebeuren” tonen we hoe dit soort keuzes het verschil maken tussen tijdelijke oplossingen en een toekomstbestendige IT-omgeving.
Twijfelt u waar uw bestanden vandaag écht thuishoren?
Een korte audit maakt dat pijnlijk duidelijk, maar vooral: oplosbaar.
